Drempelloos koppelen

Samen werken we aan een Provinciale Distributie waar berichten en gegevens digitaal, foutloos en moeiteloos door de keten stromen.

Het doel is om voor de Provinciale Distributie tot een landschap van toepassingen te komen, waarin digitaal koppelen vanzelfsprekend is. Dit levert besparingen op in arbeid, meer data, betere datakwaliteit in de klantdossiers én meer ruimte voor innovatie.

SIVI ondersteunt ‘Drempelloos koppelen’ op dit moment met een tweetal acties die zich richten op:

1. Verbeteringen in boekingsberichten (ADN) en documentberichten (GRS)
2. Eenduidige verzending van berichten rondom de prolongaties

ACTIE 1
Verbeteringen in Boekingsberichten (ADN) en Documentberichten (GRS)

Adviseurs maken op dit moment onnodige kosten door fouten met berichten die zij ontvangen en verwerken. Omdat de impact groot is wil SIVI meer inzicht krijgen in de gemaakte fouten en mogelijke verbeteringen binnen de verschillende berichten. Adviseurs kunnen daarom meldingen doen over ontvangen ADN-boekingsberichten en GRS-documentberichten:

• ADN-boekingsberichten (prolongaties (PPR) en mutatiebevestigingen (PMB))
• GRS-documentberichten (Polis documentatie, Borderellen en Overige documenten)

SIVI zet de binnengekomen meldingen één keer per twee maanden door naar de desbetreffende aanbieders (verzekeraars en serviceproviders). We volgen de meldingen niet individueel op, maar willen wel graag van de aanbieders horen welke meldingen zij oppakken en welke niet. Met het doen van een melding via ons formulier maak je dus zeker het verschil!

Onderstaand Dashboard geeft een overzicht van het soort meldingen en de status van opvolging. Omdat de analyse van meldingen enige tijd vraagt bij aanbieders tonen we de meldingen tot aan 2 maanden voor publicatie.

SIVI Dashboard – Meldingen Berichtenverkeer
Publicatie september 2023 – Meldingen tot en met augustus 2023 (totaal aantal meldingen: 103)

Soort meldingen berichtenverkeer:

Bovenstaande afbeelding toont de meldingen ingedeeld naar soort en mate van voorkomen. Op dit moment gaat bijna twee derde van de meldingen over fouten in de aangeleverde Polisdocumentatie. Daarbij melden adviseurs vooral fouten in de specificatie van een document. Zo ontbreekt in het GRS-documentbericht regelmatig de documentsoort of wordt de verkeerde omschrijving meegegeven (bijvoorbeeld Naverrekening waar het eigenlijk een Actualisatie betreft).
Waarom is dit zo vervelend voor adviseurs? Veel adviseurs hebben workflows in hun systemen ingericht. Hierdoor komen de verstuurde gegevens en documenten in de juiste werklijsten en bij de juiste collega’s terecht. Dit soort fouten verstoren dat proces en dwingen adviseurs tot handmatige correcties. Minder service voor de verzekeringnemers en meer kosten voor de adviseurs dus.

Verdeling van status van meldingen per aanbieder:

Bovenstaande afbeelding toont per aanbieder (verzekeraar of serviceprovider) de verdeling (percentage) van de meldingen die zijn: aangeleverd, in behandeling of afgerond. Een enkele melding
wordt (om moverende redenen) niet opgepakt.

ACTIE 2
Eenduidige verzending berichten rondom prolongaties

Een substantieel deel van de adviseurs incasseert zelf. Een belangrijk proces hierbij is de prolongatie. De afgelopen jaren is het berichtenverkeer rondom prolongaties nagenoeg volledig gedigitaliseerd. Papieren documenten zijn nu Pdf-bestanden die een adviseur via mail of GRS-documentberichten ontvangt òf download via extranetten. Daarnaast ontvangt de adviseur ADN-boekingsberichten, waarmee hij boekingen verwerkt en eventueel polisgegevens actualiseert. Door de combinatie van meerdere soorten berichten en meerdere soorten verzendwijzen zien we inmiddels 32 varianten in de aanlevering van berichten voor adviseurs bij prolongatie. Dit is uit de hand gelopen!

Aanbieders behalen bij digitale berichten de besparing al op het moment van verzending. Hierbij is er geen afhankelijkheid van anderen. Een correct digitaal adres van de ontvanger is (in essentie) de enige randvoorwaarde. Adviseurs daarentegen zijn voor het behalen van voordelen sterk afhankelijk van een juiste systematiek en kwaliteit van aanlevering vanuit de aanbieders. Dit geldt overigens voor zowel de incasserende als de niet incasserende adviseurs. Bijvoorbeeld: wanneer de adviseur digitaal toegestuurde documenten niet goed kan inboeken in het klantdossier of als deze documenten kwalitatief onvoldoende zijn om in te zetten in de processen, dan is de besparing snel verloren. Of erger, dan zijn de kosten van verwerking veel hoger dan de verwerking van de op papier aangeleverde documenten.

Een gemiste kans, want digitalisering kan juist voordelen bieden voor aanbieders én adviseurs.

SIVI heeft in nauwe samenwerking met Adfiz de Richtlijn Berichtenverkeer Prolongatie Incasserende Adviseurs opgesteld. In deze Richtlijn vind je een uitgebreide toelichting op alle verschillende scenario’s die nu voorkomen voor het verzenden van berichten rondom prolongaties. Bij elk van de 32 scenario’s is de impact op adviseurs aangegeven. We maken onderscheid in 3 categorieën: doelscenario, alternatieve scenario’s en onwenselijke scenario’s.

Het doelscenario bevat de minste onnodige handmatige handelingen en maakt maximaal gebruik van het potentieel van de ADN- en GRS-standaarden. Het doelscenario gaat uit van de volgende aanlevering:

• Boekingsgegevens via ADN-boekingsberichten
• Borderel digitaal via GRS-documentberichten
• (Polis)documenten digitaal via GRS-documentberichten

De inzet van SIVI is dat verzenders van berichten (verzekeraars en serviceproviders) conform het doelscenario gaan werken of ten minste de ongewenste scenario’s migreren naar het best mogelijke alternatief.

SIVI vraagt alle aanbieders binnen de Provinciale Distributie periodiek om inzicht te geven in hun huidige aanlevering bij prolongaties én SIVI volgt de ontwikkelingen richting het doelscenario.

Het overzicht van deze periodieke uitvraag verwerkt SIVI in een Dashboard – het eerste Dashboard verwachten we Q2 2023

Ondersteuning

• Voor ADN-boekingsberichten hebben we de documentatie gebundeld in het document ‘SIVI Richtlijn Berichtenverkeer prolongatie incasserende adviseurs’. Dit document kun je downloaden via het venster ‘Downloads’ rechts bovenin deze pagina.
• Voor meer informatie over het voorkomen en verhelpen van fouten bij GRS-documentberichten zie de SIVI-notitie: ‘Kwaliteit digitale aanlevering van documenten heeft uw aandacht nodig’. Dit document kun je eveneens downloaden via het venster ‘Downloads’ rechts bovenin deze pagina.
• Heb je vragen of wil je meer toelichting? Je kunt hiervoor het contactformulier invullen of rechtstreek contact opnemen met Catharina.Noordenbos@sivi.org.

Je kunt het Dashboard via ‘Downloads’ hieronder downloaden in PDF-formaat.