Pensioen

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Ondertekenen Documenten:

In de huidige praktijk bevestigen deelnemers steeds vaker gemaakte keuzes in een portaal van de pensioenuitvoerder. Dit nadat ze met DigiD zij ingelogd. Is dit verantwoord?

DigiD is ontworpen om een bepaald niveau van betrouwbaarheid te bieden bij het verifiëren van de identiteit van gebruikers voor veel online transacties. Echter, de mate van betrouwbaarheid kan variëren afhankelijk van het specifieke gebruik en de context.
Hoewel DigiD geen elektronische handtekening is, kan het worden gebruikt als een methode om te bevestigen wie een handeling heeft uitgevoerd. Het niveau van authenticatie met DigiD is op zich voldoende voor een geavanceerde elektronische handtekening. Maar omdat de handtekening niet wordt vastgehecht aan de ondertekende gegevens is er geen sprake van een elektronische handtekening, zoals bedoeld in het Burgerlijk Wetboek (3:15a).

Geadviseerd wordt DigiD op minstens niveau substantieel af te dwingen, de gemaakte keuzes te bevestigen en de deelnemer te vragen om binnen een bepaalde termijn te reageren als het niet in orde is. De pensioenuitvoerder moet hierbij rekening houden met de wetgeving rond elektronische informatieverstrekking.

Zet Websiteanalysetools in

Websiteanalysetools zijn instrumenten die pensioenuitvoerders kunnen inzetten om het gedrag van bezoekers op hun portalen te meten, analyseren en rapporteren. Deze tools bieden waardevolle inzichten in hoe gebruikers interacteren met een portaal, ook op individueel niveau. Zie ook lijst met begrippen.

Zoek balans

Het is onnodig elk document op het hoogste niveau te ondertekenen. Het gebruik van het hoogste niveau van zekerheid, zoals een gekwalificeerde handtekening, brengt vaak extra kosten met zich mee. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen de benodigde zekerheid en de kosten en moeite die ermee gemoeid zijn. Ook de gebruikersvriendelijkheid speelt een rol. Voor minder belangrijke documenten of situaties waarbij een lager zekerheidsniveau volstaat, kan een geavanceerde handtekening gebruikt worden. Op deze manier kan een pensioenuitvoerder efficiënter opereren zonder onnodige kosten te maken. De keuze van de zekerheid hangt af van de waarde en het risico dat ermee gemoeid is. Het is een keuze die een pensioenuitvoerder zelf moet maken.

Win juridisch advies in

Het is verstandig om advies in te winnen bij juridische professionals als een pensioenuitvoerder van plan is elektronische handtekeningen te gebruiken voor belangrijke juridische transacties. In sommige gevallen kunnen bevestigingen na inloggen op een hoog betrouwbaarheidsniveau mogelijk als rechtsgeldig worden beschouwd, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving en de aard van de transactie of de keuzes die worden bevestigd. Het is echter belangrijk om juridisch advies in te winnen om te bepalen of deze bevestigingen als volwaardige rechtsgeldige handtekeningen kunnen worden beschouwd in de context van specifieke juridische vereisten.

Gekwalificeerde handtekening voorkomt bewijsproblemen

Gebruikt een pensioenuitvoerder elektronische overeenkomsten bij het zaken doen, dan is een zogenaamde gekwalificeerde elektronische handtekening te prefereren. Daarmee voorkomt deze uitvoerder bewijsproblemen mocht een geschil ontstaan met de partij die ondertekend heeft.
Daarbij geldt dat de feitelijke bewijsbaarheid van de elektronische handtekening beter is in elektronische vorm dan op papier. Een ‘natte’ handtekening is immers eenvoudig te vervalsen. Als de pensioenuitvoerder kiest voor de geavanceerde elektronische handtekening, let dan goed op het verzamelen van voldoende bewijslast, bijvoorbeeld een videogesprek waarbij je foto en persoon vergelijkt en dan de handtekening laat zetten. De kwaliteit wordt in hoge mate bepaald door de deugdelijkheid van de implementatie van het proces.

Trekken lessen uit jurisprudentie

De belangrijkste les die uit jurisprudentie rondom de elektronische handtekening getrokken kan worden, is dat je vooraf goed moet nadenken welk betrouwbaarheidsniveau passend is voor het soort het document dat je gaat ondertekenen. Het is belangrijk om een duidelijk bedrijfsbeleid te hebben en medewerkers goed te informeren. De voorlichting over de voordelen van digitaal gemak met de ondertekening moeten hand in hand gaan met uitleg over de risico’s. Zo voorkom je dat een contract of overeenkomst teniet wordt gedaan, omdat de handtekening geen stand houdt.

EU ID-wallet: volg de ontwikkelingen

Op termijn (2025) kan met de EU ID-wallet authenticatie op het hoogste betrouwbaarheidsniveau plaats vinden en tevens een gekwalificeerde elektronische handtekening gezet worden.

Rapportage
Download het volledige rapportageverslag via ‘Downloads‘ in rechterblok op deze pagina (in mobiele versie zie downloadblok onderaan pagina).

Belangrijkste resultaten en bevindingen van het onderzoek:

Met de invoering/uitvoering van de Wet Toekomst Pensioenen (Wtp) is strakkere aansluiting tussen fondsvermogen en collectieve administratie van persoonlijke pensioenvermogens noodzakelijk. Daarmee neemt de frequentie van de noodzakelijke informatie-uitwisseling toe. In de huidige praktijk regelen pensioenuitvoerders en vermogensbeheerpartijen onderling de informatie-uitwisseling. Door de intensivering van de informatie-uitwisseling is standaardisatie van de informatie-uitwisseling gewenst.

Het genoemde eindrapport beschrijft de voor de uitwisseling benodigde functionele gegevens, de informatiestromen en de, daarvan medeafhankelijke, deelnemercommunicatie.
De gegevens en informatiestromen zijn uitgewerkt voor zowel de solidaire premieregeling als de flexibele premieregeling.

Het eindrapport is gebaseerd op bijdragen van diverse organisaties, waaronder APG, AZL, Caceis, Capgemini, H&C, Van Lanschot Kempen IM, MN, Pensioenfederatie, SIVI en TKP. Middels een consultatieronde zijn onder andere nog diverse andere uitvoeringsorganisaties, fiduciairs, custodians en pensioenfondsen betrokken. Deze consultatieronde is afgerond en de input daaruit is verwerkt.

Vervolg

Het eindrapport vertaalt SIVI naar een gegevensstandaard gebaseerd op AFD 2.0 uit SVI AFS. Bij deze gegevensstandaard hoort een basisbericht waar we 14 berichten van afleiden. De berichten worden bij voorkeur uitgewisseld via Webservices (API’s).

Governance en beheer

De standaard vertegenwoordigt een gezamenlijk belang van pensioenuitvoering en vermogensbeheer waarvoor het bestuurlijk en het inhoudelijk beheer moet worden belegd. Na introductie van de standaard ontstaan nieuwe wensen die al dan niet in de standaard zullen moeten worden opgenomen.
Afgesproken is dat:

• Het eigenaarschap van de standaard bij de Pensioenfederatie berust.
• Inhoudelijk en bestuurlijk beheer rond de standaard vorm zal worden gegeven.
• De standaard beheerd wordt door beheerorganisatie SIVI.
• Een klankboordgroep zal worden ingesteld ter ondersteuning van het beheer (bemensing vanuit pensioenuitvoering en vermogensbeheer).

Belangrijkste waarnemingen:

• De ontwikkelingen op het gebied van AI gaan snel, met grote investeringen van techbedrijven. AI zal steeds meer geïntegreerd worden in bestaande toepassingen.
• De AI Act van de EU, een wetgevingskader voor kunstmatige intelligentie, zal impact hebben vanaf 2024/2025. Het definieert AI en classificeert toepassingen op basis van risico’s met bijbehorende rapportage- en toezicht vereisten.
• Besluitvorming automatisering is verboden en geautomatiseerd advies wordt gereguleerd. Mensen hebben recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten, en geautomatiseerd advies moet aan bepaalde eisen voldoen.
• Het Ethisch Kader van het Verbond van Verzekeraars biedt richtlijnen voor verantwoord gebruik van AI. Het kan dienen als basis voor een ethisch kader in de pensioensector.
• AI zal een brede impact hebben op de pensioenuitvoering, met toepassingen voor deelnemers, fondsen, werkgevers en uitvoeringsorganisaties.
• Succesvolle toepassingen vereisen specifieke voorwaarden, en er zijn best practices en lessen geleerd uit eerdere projecten.
• Er zijn verschillende kansrijke toepassingsgebieden, zoals chatbots, klantvragen, werkingssfeer en keuzebegeleiding.
• Het gebruik van AI biedt kansen, maar ook risico’s bij verkeerd gebruik, die kunnen worden beheerst met beschikbare hulpmiddelen.

Aanbevelingen:

• De ontwikkelingen op het gebied van AI gaan veel sneller dan de wet- en regelgeving hiervoor. Door samenwerking zijn we in staat om AI in te zetten op een manier die we als pensioensector verantwoord vinden. Overweeg de ontwikkeling van een eigen Ethisch Kader voor de pensioensector, gebaseerd op het kader van het Verbond van Verzekeraars.
• Breng de Checklist OT van SIVI onder de aandacht van de juiste doelgroep en pas deze indien nodig aan voor pensioenfondsen. Beperk de checklist tot aspecten die specifiek zijn voor onbemenste toepassingen.
• Verdiep een aantal toepassingsgebieden, zoals keuzebegeleiding, werkingssfeer en datakwaliteit.
• Maak een voorstel voor samenwerking rond generatieve AI in de pensioensector, om kennisuitwisseling, identificatie van risico’s en oplossing van complexe problemen mogelijk te maken.

Rapportage
Het rapportageverslag is op te vragen via Gerhard Gerritsen, gerhard.gerritsen@sivi.org.

Vervolg
Momenteel vindt een verdiepingsslag plaats in het verlengde van de aanbevelingen.

Om de randvoorwaarden te kunnen bepalen zijn naast een wetstechnische analyse de betrokken processen en de hierbij horende gegevensbehoeften in kaart gebracht. Op grond van de steeds verder gaande zorgplicht verwacht de werkgroep dat naast werkeloosheid ook ziekte zal leiden tot een uitloop-nabestaandenpensioen dekking. Vanuit dit inzicht zijn ook de proces- en gegevensaspecten die daarmee samenhangen onderzocht.

Op basis van het wetsvoorstel Wet Toekomst Pensioenen (WTP) zoals deze op 1 november 2022 bekend is, is een impactanalyse van het inrichten van de gegevenslevering opgesteld inclusief de technische invulling van de uitwisseling van de gegevens.

Het verrichte onderzoek maakt deel uit van een breder onderzoek waartoe ook de wetstechnische analyse behoort en een adviesnotitie aan het OG-NP is uitgevoerd.

Na Kamervragen en amendementen is het wetsvoorstel WTP uitgebreid met uitloopdekking voor werknemer die na uitdiensttreding een ZW-uitkering gaat ontvangen of na ZW-uitkering een WW-uitkering gaat ontvangen. Het eindrapport is na de definitieve vaststelling hierop aangepast.

Conclusie
Op basis van het onderzoek concludeert de werkgroep dat gegevenslevering door het UWV de geëigende oplossing is. Voordeel van levering door het UWV is dat de gegevens uit een betrouwbare bron komen en actueel zijn. Bovendien beschikt het UWV over alle benodigde gegevens. Door gebruik te maken van aanwezige gegevensuitwisselingssystematiek bij UWV en pensioenuitvoerders wordt een betrouwbaar en kostenefficiënt proces bereikt. En wordt voorkomen dat nabestaanden en deelnemers onnodig worden belast.

Voor het definitief doorvoeren en implementeren van de oplossing dient echter een voorbehoud gemaakt te worden. Dit hangt namelijk af van de juridische mogelijkheden o.a. definitief maken van de WTP en de beschikbare capaciteit bij UWV. Daarnaast heeft het verwerken van de gegevens zoals uitgewerkt in dit onderzoek de nodige impact hebben binnen de pensioenuitvoeringsorganisaties.
Door gebruik te maken van aanwezige gegevensuitwisselingssystematiek bij UWV en pensioenuitvoerders wordt een betrouwbaar en kostenefficiënt proces tot stand gebracht. Inmiddels is door de afvaardiging van SZW in de werkgroep aangegeven dat de Minister positief tegenover een uitwisseling van gegevens met het UWV staat. De Minister heeft voorgenomen om Besluit SUWI aan te passen zodat de uitwisseling van gegevens met het UWV ten behoeve van de voortzetting van de dekking van het nabestaandenpensioen na einde deelname mogelijk wordt gemaakt.

Inhoudelijk
De emotionele impact die een overlijden kan hebben is groot. Ingewikkelde en tijdrovende administratieve processen passen hier niet bij. Door gegevensuitwisseling met het UWV zet de branche een volgende stap naar een betrouwbaardere en efficiëntere wijze van pensioenuitvoering.
Op grond van de WTP moet actief een vrijwillige voortzetting van de nabestaandendekking na beëindiging van de verplichte dekking door de pensioenuitvoerder worden aangeboden. Dit past in het huidige tijdsbeeld waar zorgplicht en keuzebegeleiding een belangrijke rol spelen. Om dit door de pensioenuitvoerders uit te kunnen laten voeren is gegevensuitwisseling met het UWV noodzakelijk.
Gegevens en processen
Na invoering van de WTP zijn werkzaamheden nodig om de implementatie te realiseren.

Voor het proces van waardeoverdracht is het essentieel om over de juiste informatie te beschikken om een snelle en efficiënte afhandeling mogelijk te maken. Zoektochten om de juiste rekeninggegevens voor een overdracht te vinden, of om ontvangen bedragen aan de juiste deelnemer te kunnen koppelen moeten vermeden worden. Dit kan worden voorkomen door het centraal beschikbaar stellen van de relevante informatie. Er zijn afspraken gemaakt om dit te realiseren, waarbij SIVI het beheer van de lijst uitvoert.
Voor de uitvoering ontvangt SIVI van de Stichting Pensioen Register een basislijst met combinaties van pensioenuitvoerders en pensioenadministrateurs. Deze partijen leveren bij SIVI de rekeningnummers aan voor inkomende en uitgaande waardeoverdrachten. SIVI combineert deze informatie tot een overzicht waarop alle betrokken partijen de eigen gegevens kunnen controleren, en gegevens van andere partijen op kunnen zoeken. Dit overzicht wordt de WOKP-rekeningnummerlijst genoemd.

Met een centrale, limitatieve en actuele lijst met informatie kan het proces van uitgaande overdracht worden versneld, en kan de controle op het betaalverkeer eenvoudiger en beter worden uitgevoerd. Voor de inkomende overdrachten biedt de centrale lijst het voordeel dat er sneller kan worden bepaald om welke deelnemers het gaat, en dat de communicatie naar de deelnemers op basis van actuele en correcte informatie plaats vindt.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Duco Mansvelder Duco.Mansvelder@sivi.org