Kwaliteit berichtenverkeer

  Dashboard meldingen september 2024

Openstaande fouten in berichtenverkeer (n=100)
Download het meest recente Dashboard via het rechterframe hiernaast (mobiele versie onderaan) bij ‘Downloads’.

Waarom dit Dashboard?

Binnen het landschap van toepassingen in de Intermediaire Distributie moet digitaal koppelen vanzelfsprekend zijn. Dit levert besparingen op in arbeid, meer data, betere datakwaliteit in de klantdossiers én meer ruimte voor innovatie.

Adviseurs maken onnodige kosten door fouten of onvolkomenheden in de berichten die zij van aanbieders en serviceproviders ontvangen en via hun systeemhuispakket verwerken. Omdat de impact op de bedrijfsvoering van adviseurs groot is wil SIVI meer inzicht krijgen in de gemaakte fouten en mogelijke verbeteringen binnen de verschillende berichten.

Adviseurs kunnen daarom meldingen doen over:

• ADN-boekingsberichten (prolongaties (PPR) en mutatiebevestigingen (PMB))
• GRS-documentberichten (Polis documentatie, Borderellen en Overige documenten)

Adviseurs hebben daarbij de keuze om een melding te doen via het samen met Adfiz opgestelde Meldformulier berichtenverkeer, of – wanneer zowel de aanbieder van het bericht als het systeemhuis van de adviseur is aangesloten op Aplaza – via Aplaza. Via Aplaza kunnen ook meldingen over SKP-transactieberichten worden gedaan.

SIVI verwerkt alle ontvangen meldingen (incl. de meldingen die via Aplaza worden gedaan) in een Dashboard. Onderstaande grafiek geeft weer wat de verdeling is van de meldingen over de verschillende berichten.

Het volledige Dashboard geeft daarnaast inzicht in:

• de typering van de meldingen (is het bericht echt ‘fout’, of betreft de melding eerder een wens tot verbetering?);
• de status van afhandeling van ingediende meldingen per verzekeraar / service provider;
• de doorlooptijden van afhandeling van meldingen

SIVI zet de via het Meldformulier binnengekomen meldingen één keer per maand door naar de desbetreffende aanbieders (verzekeraars en serviceproviders). We willen graag van de aanbieders horen wat zij met de aangeleverde meldingen gaan doen. Met het doen van een melding via ons formulier maak je dus zeker het verschil!

Eén keer per twee maanden actualiseren we ons Dashboard.

Heb je vragen of wil je meer toelichting? Je kunt hiervoor het contactformulier invullen of rechtstreeks contact opnemen met Ruud.van.bommel@sivi.org.

Meldformulier berichtenverkeer

Binnen de Provinciale distributie gaan jaarlijks honderden miljoenen digitale berichten van verzekeraars en serviceproviders naar adviseurs. Ondanks alle goede bedoelingen van zowel SIVI (als beheerder van standaarden en ‘instructeur’ voor de toepassing daarvan) als van de verzenders (die er ook bij gebaat zijn dat de polisgegevens en -documenten soepel door adviseurs kunnen worden verwerkt) gaat er met enige regelmaat iets fout. We merken vaak dat adviseurs in zo’n situatie dan maar handmatig correcties gaan uitvoeren, of een eigen work around gaan optuigen. Maar dat is natuurlijk niet waar het ooit allemaal om beginnen is.

Om fouten te kunnen herstellen, of er op zijn minst voor te zorgen dat ze in de toekomst niet nog eens plaatsvinden, moeten verzenders wel op de hoogte worden gebracht van problemen in de praktijk. Daartoe heeft SIVI samen met Adfiz een ‘Meldformulier GRS- en ADN-berichten’ opgesteld. Adviseurs kunnen via dit formulier een melding doen over problemen die zij ondervinden bij de verwerking van berichten. SIVI zet de meldingen door naar de betreffende aanbieders en vraagt hen deze op te lossen en terug te koppelen naar de melder(s).

Inmiddels biedt ook Aplaza aan adviseurs de mogelijkheid om issues over het berichtenverkeer te melden. Wanneer zowel jouw systeemhuis als de verzekeraar/serviceprovider waarover de melding gaat bij Aplaza zijn aangesloten, kun je ook contact opnemen met jouw systeemhuis om het issue aan te kaarten. Jouw systeemhuis neemt dit dan verder op met Aplaza.

We merken dat verzenders open staan voor deze vormen van feedback op de kwaliteit van hun berichtenverkeer, en dat ze daadwerkelijk tijd en energie steken in het oplossen van issues. Het melden van fouten loont dus.

Wat kun je zoal melden?

Er wordt in het meldingsformulier onderscheid gemaakt tussen de boekingsberichten via ADN (PMB, PPR) en GRS-documentberichten.

Voorbeelden van meldingen over boekingsberichten:

• Foutieve branchecode
• Ontbreken van verplichte velden
• Notatie of opmaak is verkeerd
• Verkeerde procescode
• Etc.

Voorbeeld van meldingen over documentberichten:

• Document wordt aangeleverd met een misleidende bestandsnaam
• PDF document bevat zowel de brief voor de klant als ook die voor de adviseur
• Er worden verkeerde proces- of documentcodes gebruikt
• Op documenten voor de eindklant ontbreekt het logo van de verzender
• Etc.

Maak als adviseur dus gebruik van de mogelijkheden die er zijn om melding te maken van problemen die je als kantoor ondervindt bij de verwerking van digitale berichten die je van verzekeraars of serviceproviders ontvangt. We kunnen geen garanties geven over de afhandeling daarvan door de betreffende verzekeraar/serviceprovider. Maar als je niets meldt weet je zeker dat het probleem niet wordt opgelost.

Heb je vragen of wil je meer toelichting? Je kunt hiervoor het contactformulier invullen of rechtstreeks contact opnemen met Ruud.van.bommel@sivi.org.