Berichtenuitwiseling

ADN-boekingsberichten

Een substantieel deel van de adviseurs incasseert zelf. Een belangrijk proces hierbij is de prolongatie. De afgelopen jaren is het berichtenverkeer rondom prolongaties nagenoeg volledig gedigitaliseerd. Papieren documenten zijn nu Pdf-bestanden die een adviseur via mail of GRS-documentberichten ontvangt òf download via extranetten. Daarnaast ontvangt de adviseur ADN-boekingsberichten, waarmee hij boekingen verwerkt en eventueel polisgegevens actualiseert. Door de combinatie van meerdere soorten berichten en meerdere soorten verzendwijzen zien we inmiddels 32 varianten in de aanlevering van berichten voor adviseurs bij prolongatie. Dit is uit de hand gelopen!

Aanbieders behalen bij digitale berichten de besparing al op het moment van verzending. Hierbij is er geen afhankelijkheid van anderen. Een correct digitaal adres van de ontvanger is (in essentie) de enige randvoorwaarde. Adviseurs daarentegen zijn voor het behalen van voordelen sterk afhankelijk van een juiste systematiek en kwaliteit van aanlevering vanuit de aanbieders. Dit geldt overigens voor zowel de incasserende als de niet incasserende adviseurs. Bijvoorbeeld: wanneer de adviseur digitaal toegestuurde documenten niet goed kan inboeken in het klantdossier of als deze documenten kwalitatief onvoldoende zijn om in te zetten in de processen, dan is de besparing snel verloren. Of erger, dan zijn de kosten van verwerking veel hoger dan de verwerking van de op papier aangeleverde documenten.

Een gemiste kans, want digitalisering kan juist voordelen bieden voor aanbieders én adviseurs.
SIVI heeft in nauwe samenwerking met Adfiz de Richtlijn Berichtenverkeer Prolongatie Incasserende Adviseurs opgesteld. In deze Richtlijn vind je een uitgebreide toelichting op alle verschillende scenario’s die nu voorkomen voor het verzenden van berichten rondom prolongaties.

Bij elk van de 32 scenario’s is de impact op adviseurs aangegeven. We maken onderscheid in 3 categorieën: doelscenario, alternatieve scenario’s en onwenselijke scenario’s.
Het doelscenario bevat de minste onnodige handmatige handelingen en maakt maximaal gebruik van het potentieel van de ADN- en GRS-standaarden. Het doelscenario gaat uit van de volgende aanlevering:

• Boekingsgegevens via ADN-boekingsberichten
• Borderel digitaal via GRS-documentberichten
• (Polis)documenten digitaal via GRS-documentberichten

De inzet van SIVI is dat verzenders van berichten (verzekeraars en serviceproviders) conform het doelscenario gaan werken of ten minste de ongewenste scenario’s migreren naar het best mogelijke alternatief.

Heb je vragen of wil je meer toelichting? Je kunt hiervoor het contactformulier invullen of rechtstreeks contact opnemen met Ruud.van.bommel@sivi.org.

GRS-documentberichten

Digitale aanlevering van documenten biedt voordelen voor zowel verzenders als ontvangers. Bij verzenders volstaat voor het behalen van de besparingen in essentie het vermelden van het correcte digitale adres van de ontvanger. Om ook de ontvanger in staat te stellen de voordelen te benutten moet de verzender zorgen voor een goede kwaliteit van de berichten. Als de ontvanger digitaal toegestuurde documenten niet goed kan inboeken in het klantdossier of als deze documenten kwalitatief onvoldoende zijn om in te zetten in de processen, dan gaat de besparing snel verloren. Of erger, dan zijn de kosten van verwerking veel hoger dan de verwerking van de op papier aangeleverde documenten.

1. Het GRS-bericht bevat een aantal identificerende gegevens. Met deze identificerende gegevens kan de ontvanger de bijgevoegde digitale documenten koppelen aan een klantdossier en/of meer specifiek een polis, contract of claim.
2. Het uitgangspunt is dat per toegezonden document een aparte digitale bijlage is opgenomen. Dus bijvoorbeeld de polis, boekingsnota en begeleidende brief in drie verschillende digitale documenten en niet in één digitaal document. Dit is belangrijk omdat de verschillende documenten bij verwerking door de ontvanger en de opname in de klantmap een andere afhandeling/routering/archivering kennen. Daar waar de ontvanger stukken verstrekt aan de eindklant is het van belang dat digitale documenten de volledige opmaak en het logo bevatten. De verzender moet bij elkaar horende documenten in één bericht aanleveren om te voorkomen dat voor de verzender onnodig hoge kosten ontstaan als gevolg van het aantal aangeboden berichten. Daarnaast maakt de verzending in losse berichten de afhandeling aan de ontvangerskant onnodig complex omdat de administratiesoftware binnen een ingerichte workflow dan eerst alle bij de transactie behorende berichten moet groeperen voor een vlotte verwerking.
3. Per bijgesloten document is de bijlagesoort aangegeven. De bijlagesoort speelt voor ontvangers een belangrijke rol bij het inregelen van de workflow om zo de documenten waar mogelijk geautomatiseerd te verwerken. Dit zorgvuldig toekennen is dus zeer belangrijk.
4. Per bijgesloten document is aangegeven voor wie dit document is bedoeld, zoals intermediair (TP) of verzekeringnemer (VP). Tevens moet de verzender aangeven of een reactie is vereist (J/N). Ook deze aanduidingen zijn voor de ontvanger belangrijk voor het inregelen van een workflow om zo de documenten waar mogelijk geautomatiseerd te verwerken.

Sinds eind 2019 certificeert SIVI AFD-berichtspecificaties. Verzenders kunnen GRS-berichten bij SIVI ter certificering aanbieden en zo zeker stellen dat men het GRS-protocol op de juiste wijze toepast. Dit zorgt er voor dat ontvangers de via GRS-berichten aangeleverde documenten goed kunnen verwerken en dus de hele keten de volledige baten kan benutten.

Heb je vragen of wil je meer toelichting? Je kunt hiervoor het contactformulier invullen of rechtstreeks contact opnemen met Ruud.van.bommel@sivi.org.